Dansk IT Mentorprogram metode

Metodeoverblik

Dansk IT’s mentoreringsmetode bygger på mange års erfaring med medarbejderudvikling i specialiserede organisationer, især hvor der er en mulighed for at erfarne medarbejdere kan hjælpe med at styrke kompetencerne hos nyere og yngre medarbejdere. I regi af Dansk IT er der tale om at Mentor og Mentee normalt er i to forskellige organisationer og derfor skal have et fortroligt forhold. Der er store fordele ved det, idet Mentor og Mentee ikke har en direkte karrieremæssig indflydelse på hinanden, men også visse ulemper, f.eks. at gode resultater og erfaringer ikke nødvendigvis kommer tilbage til den organisation som Mentee er en del af. Det er i givet fald noget som parterne selv aftaler hvordan skal ske.


Forløbet bygger på 4 moduler:

Modul 1: Afklaring af situation
Senest 14 dage efter tildeling af en Mentor til Mentee er det Mentees ansvar at kontakte og sætte første møde op med Mentor. Mødet skal som udgangspunkt indeholde nedenstående punkter til afklaring, hvorfor 2 timer er et realistisk bud på mødets varighed. Hvis mødet skal afholdes hos DIT, skal aftales med den ansvarlige for Mentorprogrammet.
Der tableres en tillidsfuldt ’rum’ som Mentor og Mentee kan arbejde effektivt i, og hvor begge parter har tillid til at modparten føler sig fagligt og menneskeligt forpligtet til at gennemføre processen. Mentor bør overbringe de elementer af faglig og karrieremæssig viden som Mentor kan stå inde for, og Mentee bør overbringe de realistiske ønsker til faglig sparring, som Mentee føler behov for. Der udarbejdes som resultat en mundtlig aftale, som afspejler disse forventninger samt en foreløbig tidsramme.

Der aftales en møderække, som i starten bør have møder hver måned- I starten forventes møder at tage 1-2 timer, senere 1 – 1,5 time. Der aftales agenda for møder, indkaldelsesfrist til møde og aflysninger, samt ambitionen for referat. Det er primært Mentee der står for at lave det forberedende og opfølgende arbejde, og ambitionsniveauet skal lægges så det er muligt for Mentee at når det, henset til det daglige årbejde.

Inspiration afklaring af situation:

• Kontakt fra Mentee til Mentor for at aftale første møde.
• Mødet skal etablere et effektivt og tillidsfuldt arbejdsfællesskab mellem Mentor og Mentee, og Mentee udsender agenda i god tid før mødet.
• Mentor forbereder oversigt of Mentors akkreditiver, erfaringer og hvad Mentor mener vedkommende kan bidrage med.
• Mentee forbereder ønsker til mentoreringen, hvilke faglige udfordringer der ønskes hjælp til og en oversigt over personer, som Mentee ser som
  væsentlige for sin faglige udvikling.
• Mentor og Mentee udarbejder i fællesskab en liste over udfordringer, som Mentee ønsker hjælp til, og som Mentor vil påtage sig at hjælpe med:
• Hvilke opgaver udføres, og hvilke udfordringer har Mentee med at løse opgaverne, nu og i fremtiden?
• Har Mentee de rette metoder til rådighed for at udføre opgaver, og hvad mangler?
• Er den rette teknologi til rådighed, er der tilstrækkelig viden om den, og hvad står i vejen for at fremskaffe den?
• Er den organisation som Mentee er en del af, støttende for løsning af opgaverne, eller findes der obstruktioner som Mentor kan hjælpe med at løse?
• Har Mentee adgang til den rette uddannelse for at overkomme eventuelle mangler?
• Har Mentee de rette målsætninger for at komme i gang med at løse pgaverne bedre, og for at få den karriereudvikling som ønskes?
• Er den kultur som Mentees virksomhed står for tilstrækkelig støttende for den ønskede udvikling, eller findes der uhensigtsmæssigheder som Mentor kan hjælpe med at overkomme?
• Der etableres en liste over udfordringer og problemer som Mentee ønsker assistance med at få løst, og listen prioriteres. Denne liste danner udgangspunkt for at beslutte realistiske målsætninger indenfor tidsrammen, og at få udarbejdet en plan for hvad mentoreringsforløbet skal gennemgå.

Modul 2: Målsætninger

Der udarbejdes fælles realistiske målsætninger for hvad mentorforløbet skal give dels Mentee, dels Mentor. Mentor bør være i den ledende rolle for at etablere realistiske målsætninger, og Mentee bør lede med ambitiøse målsætninger, som vil skabe værdi og fremdrift for Mentees karriereudvikling.

Nøgleaktiviteter:

• Der afholdes et eller muligvis flere møder, som skaber de samlede målsætninger og rammer for for mentoreringsforløbet:
• Etablering af en række SMART mål (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timed) for de udfordringer som der er enighed om at arbejde med. Mentee forbereder forslag til mål, Mentor giver feedback.
• Aftale om , hvordan der mest hensigtsmæssigt følges op på målene. Skal der udabejdes en egentlig tilbagemeldingsformular, eller er det tilstrækkeligt at snakke om det på de planlagte møder.
• For hver udfordring udarbejdes en beskrivelse af hvordan verden ser ud, når udfordringen er løst og målet er opfyldt. Mentee forbereder 5-10 linjers tekst, som Mentor giver feedback på. Antallet af udfordringer, som der skal arbejdes med, skal holdes på et realistisk niveau, typisk 3-4 udfordringer ad gangen.
• For hver udfordring udarbjedes en løsningsskitse som både Mentor og Mentee er enige om, og som kan benyttes for begge parter til at forberede sig til mentorforløber.
• Det kan være ønsker om eller forslag til mulige uddannelsesforløb og kurser, opbygning af erfaringer med forandringsledelse, forslag til organisationsudvikling, erfaring med specifikke metoder og standarder, hvor og hvem der kan yde assistance med at øge Mentees viden og erfaring på de udvalgte områder. Baseret på beskrivelse af udfordringer, udarbejder Mentor forslag til løsningsskitse, som Mentee giver input
  til. En løsningsskitse indeholder typisk hvilken viden Mentee bør etablere, hvilke kurser der kan tages, hvilke metoder Mentee bør sætte sig ind i og forsøge at øve sigpå, hvilke mål Mentor foreslår at Mentee giver tilbage til egen organisation, hvilke ændringer Mentee skal forsøge at få gennemført i egen organisation, og hvilken teknologi som Mentee bør bede egen organisation om at anskaffe, benytte og blive trænet i.
• Ved det sidste møde i møderækken besluttes om mentoreringen skal fortsætte eller afsluttes. Der forventes en tilbagerapportering til Dansk IT om mentorforløbets resultat. Ved fortsættelse foregår det i eget regi.
  
  

Modul 3: Plan for mentorering
Med udgangspunkt i den nuværende situation ofr Mentee og vedkommendes ønsker til karrieudvikling, udarbejdes en plan for at overkomme de udfordringer, der er identificeret.
Det er en god ide at udarbejde en ret detaljeret plan, som vil giver Mentee en god mulighed for at følge op på de aktiviteter vedkommende skal have gennemført. Især i det fortsatte forløb vil meget af indsatsen ligge på Mentees skuldre, og aktiviteter risikerer at blive udskudt i den travle hverdag som de fleste vil have. Derfor er også vigtigt at have en risikoanalyse, med medfølgende mitigeringsaktiviteter og være åbne for alternativer, i fald det viser sig at planen er for ambitiøs, eller hvis andre ting opstår undervejs.

Nøgleaktiviteter:

• Etablering af en fælles plan for aktiviteter, som vil resultere i at Mentee får opfyldt sine målsætninger med mentorprogrammet.
• Så vidt muligt anvendelse af gode praksis fra projektledelsesdiciplinen, med bl.a. tidsplan, nedbrydning i aktiviteter, etablering af rolle og ansvar, risikoanalyse med mitigeringsaktiviteter etc.

Modul 4: Gennemførelse
Planen igangsættes og gennemføres, og der afholdes statusmøder for at følge op på fremdrift og eventuelle justeringer. Mellem statusmøde har Mentee mulighed og pligt til at kontakte Mentor med spørgsmål og få råd og vejledning i tilstrækkeligt omfang, og Mentor forventes at bruge den nødvendige tid på at assistere Mentee i nødvendigt omfang. 
Formelle statusmøder afholdes med to-tre måneders mellemrum under antagelse af at Mentee og Mentor kommunikerer løbende undervejs. Hvis ikke, skal de afholdes oftere.

Nøgleaktiviteter:

• Gennemførelse af planens aktiviteter, som foreskrevet 
• Opfølgning på dissse aktiviteter – kunne de gennemføres, hvad var resultatet.
• Opfølgning på ”virkeligheden”: holder planens forudsætninger, virker de planlagte aktiviteter, er der behov for justeringer.
• Mentees ønsker til Mentors assistance siden sidst.
• Nye aktiviteter til næste gang.
• Udveksling af ny information fra Mentee og fra Mentor, som kan have indflydelse på mentorforløbet.
• Eksempler kan være (fra begge sider): nyt job, ny stilling, forfremmelser, nye personer i organisationen, nye netværkskontakter der kan være interessante at bringe på banen, nye netværk.
• Tilbagemelding til Dansk IT’s projektleder og Dansk IT’s styregruppe. For at sikre uafhængighed og åbenhed forventes tilbagemelding fra begge parter i fortrolighed, således at Dansk IT kan foretage eventuelle justeringer i den støtte, der gives. (Dansk IT tager direkte kontakt i forhold til tilbagemeldning og tilfredshedsmåling.)

Afslutning af mentorforløb
Ved afslutning af et mentorforløb evaluerer Mentor og Mentee om forløbet har givet Mentee det resultat som var forventet, og om eventuelle afvigelser fra det ønskede resultat kan forklares. Det bør udmøntes i en beslutning om mentorforløbet skal fortsættes i en ny runde, eller om forløbet skal afsluttes. I fald forløbet afsluttes ønsker Dansk IT at følge op på samtlige mentoreringsforløb for at tilrette eventuelle organisatoriske rammer og den rette økonomi for at kunne støtte de næste mentoreringsforløb i foreningens regi. Der udarbejdes derfor en tilbagemelding til Dansk IT så Dansk IT kan måle og følge op på om mentorprogrammet, og om der til stadighed er behov for justeringer. 

Nøgleaktiviteter:

• Evaluering af mentorforløbet i fællesskab mellem Mentor og Mentee.
• Tilbagemelding til Dansk IT’s projektleder og styregruppe for mentorprogrammet.
• Eventuelt opstart af en ny runder mentorering mellem Mentor og Mentee.