Forsvarets CIO: Kursen er sat mod en gennemgribende it-oprydning

Forsvarets øverste ledelse har netop godkendt en operating model for alt, hvad der vedrører it i forsvaret. Der skal ryddes op og centraliseres, men uden at det spænder ben for den agilitet og fleksibilitet, der er behov for i kampsituationer, fortæller CIO Kristian Vengsgaard.

Kristian Vengsgaard
Af Anders Rostgaard Birkmann


I begyndelsen af året nåede Kristian Vengsgaard, CIO i Forsvarsministeriets Koncern, en vigtig milepæl på den it-mission, han skal lykkes med under det igangværende forsvarsforlig og delvist det kommende.

På øverste niveau i Forsvarsministeriets Koncern blev det besluttet, hvordan fremtidens it-struktur skal se ud, hvordan nye systemer skal udvikles og leveres, og hvordan det hele skal drives.

“Vi fik defineret og besluttet en operating model, som det så smukt hedder på moderne it-dansk. Vi har fået defineret, at det hele skal køre efter den samme model. Det lyder måske lidt banalt, men faktisk er det en kæmpe beslutning for os, fordi vi historisk har haft nogle strukturer, der har gjort det vanskeligt at køre efter én model,” siger Kristian Vengsgaard, der sidste år var nomineret til Årets CIO 2020.

Med den overordnede beslutning i ryggen kan Kristian Vengsgaard og Forsvarsministeriets Koncern for alvor påbegynde arbejdet med en helt ny it-organisation med op mod 1.000 ansatte, nye fælles platforme og datacentre.

“Når vi er færdige, skal intet fra den gamle struktur være tilbage, alt skal være organiseret på en ny måde,” siger han om den svære del af missionen, der venter, når der skal tegnes nye streger på organisationsdiagrammet og laves nye kommandoveje.

Bemærk: Normalt er artiklerne, videoerne og konferencerne på DIT Akademi kun for abonnenter. Denne artikel er åben, så du kan få et indtryk af, hvad du får med et abonnement. Opret abonnement her.


En helt særlig it-udfordring

Hele arbejdet med at skabe en spritny struktur er nødvendig for at kunne tage et livtag med den kompleksitet, der har præget forsvarets it - en kompleksitet, der både handler om systemer, struktur og kultur - og som på ingen måde har været tilsigtet.

Hvorfor det alligevel er endt i et komplekst setup, og hvordan Kristian Vengsgaard har tænkt sig at vikle sig ud af det, kommer vi tilbage til.

Men inden da mener Kristian Vengsgaard, det er en fordel, at vi tager et vue ud over forsvarets it-setup, som på mange måder adskiller sig fra et civilt it-setup. Det overblik vil nemlig også bidrage til at forklare, hvorfor opgaven er så speciel. Groft sagt kan Kristian Vengsgaard ikke bare kopiere en it-strategi fra et rederi som A. P. Møller - Maersk eller et flyselskab som SAS - selv om der er en del ligheder med den store portefølje af isenkram.

“Vi har en særlig strategisk udfordring med vores operative it. Tag et krigsskib eller et kampfly. Det skal kunne fungere, når det er koblet op på netværket, men det skal også kunne kæmpe alene uden at være i kontakt med omverdenen. Derfor er vi nødt til at arbejde med scenarier, hvor der ikke er en data-forbindelse i lang tid,” siger Kristian Vengsgaard.

“I store dele af it-branchen integrerer man benhårdt og placerer de vitale systemer centralt - og har man en dårlig netforbindelse fra hjemmearbejdspladsen, så går det nok i en kortere periode ikke at være forbundet. Hos os er det helt anderledes,” siger han.

Systemer skal fungere uden forbindelse

Opgaven er ifølge Kristian Vengsgaard ikke at falde i hverken den ene eller anden grøft. Alle systemer skal kunne fungere sammen og alene, når der er brug for det.

“Et skib er i dag proppet med software - styringssystemer til motorer, styringssystemer til våben og administrative systemer. Det er jo en sejlende kommandocentral, og der er f.eks. også folk derude, som registrerer arbejdstid. Alt det skal med forskellige grader af kritisk niveau kunne fungere uden forbindelse. Fjenden vil altid gå efter at ødelægge forbindelserne, fordi det er her, at den fælles styrke ligger,” siger han.

Det særlige it-setup, som det kræver, gælder både skibe og fly, men i princippet også et kompagni soldater, der skal kunne kæmpe alene.

“Vi oplever udfordringerne i dag. Vores skibe i Nordatlanten sejler sommetider uden for satellitforbindelsernes rækkevidde, fordi de fleste satellitter suser rundt om ækvator. Men de administrative systemer skal kunne fungere alligevel - f.eks. vores store logistik-løsning DeMars, hvor besætningen kan bestille nye reservedele,” siger Kristian Vengsgaard og tilføjer:

“Og vi kan ikke som i et civilt scenarie bare bruge andre kanaler, eksempelvis en mobiltelefon til kommunikationen. Vi skal opretholde sikkerhedsniveauet. Alt skal sikkerheds-akkrediteres.”

Men det må vel i et eller andet omfang fungere i dag?

“Ja - men hele vores konsolideringsarbejde går ud på at få skabt en mere smooth proces. I dag tager det tid og koster penge, at vores system er skruet sammen på den måde. Vi har brug for en enstrenget struktur,” siger Kristian Vengsgaard.

Oprydning i tusindvis af applikationer

Ifølge Forsvarets CIO er udfordringen med den nuværende struktur, at den i ekstrem grad er differentieret.

“Vi har tusindvis af applikationer, rigtig mange datacentre, et væld af platforme. Vi har virkelig en legacy-udfordring. Ikke som mange andre, der kæmper med gamle centrale mainframe-computere, men med en masse mindre systemer, der er spredt ud, og som i dag er operative og ekstremt vigtige, at de virker,” siger han.

Det har taget tid at få skabt den nye operationsmodel i et setup som forsvarets. Den skal favne forskellige systemer og scenarier. Den skal også kunne fungere under fred, krig og krise. Og så skal den dække forskellige organisatoriske enheder lige fra Beredskabsstyrelsen over de tre forskellige værn - hvor alle har forskellige perspektiver, og hvor der er tale om tusindvis af mennesker og dimser.

“Tænk bare på, at vi har 11.000 køretøjer i Forsvaret. Vi har flere fly end SAS. Nu er vi så blevet enige om, at alt relateret til it skal køre efter samme model. Alle leverancer skal ind i modellen, og it skal fungere efter en bestemt struktur,” siger han.

“Når major Jensen eksempelvis tidligere har udviklet et eller andet program i Excel, så er det ikke sikkert, at han har tænkt over, at det også skal kunne driftes, og at det skal opdateres. Med modellen er vi enige om, at alle disse omkringliggende ting er vigtigt - ordentlig arkitektur, præcise kontrakter etc. Og så er der selvfølgelig kernen i det hele, at det er sikkert,” siger han.

Skal fungere hjemme og ude i verden

Samtidig skal modellen både fungere centralt, men også lokalt ude i verden.

“Om vi er hjemme, eller vi er på en øvelse eller ved operationer i udlandet, så skal der være it-support, it-drift og it-udstyr. Og hvordan leverer man det på et skib? Selv om der er nogle særlige udfordringer ude i felten, så er det i princippet det samme leveranceapparat. Men ude på skibet skal de også kunne løse tingene selv. Vi kan ikke bare sende en bleg it-supporter som mig derud for at reparere udstyret. Lige præcis her er vi nødt til at have en model, hvor de to verdener er forskellige, men passer sammen. Det kan lykkes nu,” siger Kristian Vengsgaard.

Et af de helt centrale punkter for Kristian Vengsgaard, og det som han kredser meget om, bliver netop at få de to verdener smeltet sammen. En stor del af forklaringen på den kompleksitet, der uforvarende er opstået i Forsvaret, kan nemlig føres tilbage dertil, forklarer han.

“Historisk har man med it-briller haft enten et operativt eller administrativt perspektiv. Det administrative har været alt det, vi kender fra andre it-organisationer, hvor du eksempelvis opretter sager i et ITIL-baseret system - og man har nøje definerede metoder til at håndtere utilsigtede hændelser. Men så har man samtidig tilladt at have et helt andet setup i Forsvaret, når man er ude på operationerne,” siger Kristian Vengsgaard.

“Det ville jo være fint, hvis den model virkede. Men den har i stedet haft den uheldige konsekvens, at ingen af de to verdener har fungeret så godt, som de kunne. Hvis en administrativ løsning ude på et skib fejler, og hvis der ikke er viden på skibet om systemet - hvis de kan ikke reparere det, og dem derhjemme tænker, at det er ude på et skib, så det må de selv løse - så får man gravet nogle underlige grøfter mellem de forskellige forståelser i stedet for at være sammen om, at den allervigtigste opgave er, at alt fungerer optimalt ude på operationerne,” siger han.

CIO’en skal skabe tillid i organisationen

Kristian Vengsgaard turnerer dermed også rundt med fortællingen om et temmelig stort opgør med de hidtidige modeller. Udover alt det strukturelle og tekniske står han med en kæmpe kommunikationsopgave. Når enheder tidligere i høj grad har fungeret autonomt, kan det være vanskeligt med det, som let kan rubriceres som centralistiske og bureaukratiske modeller fra hovedkontoret.

“Der ligger en kæmpe strategisk udfordring i at skabe tillid. Vi har en situation, hvor mennesker ultimativt er i fare - det er liv og død, det handler om i denne branche. Heldigvis ikke hele tiden, men for nogle af vores soldater er det hver dag,” siger han.

“Derfor er det helt naturligt med skepsis, når nogen prøver at lave noget om. Er det nu en god idé? Kan det bringe vores soldater i fare? Og det kan jeg virkelig godt forstå,” siger Kristian Vengsgaard.

Udfordringen med it er nemlig også, at ofte ender med at blive øretævernes holdeplads.

“Når it virker, så er der ingen, der ser det - it går i ét med tapetet. Men når det ikke virker, så er der virkelig ikke mange, der synes, at it kan bruges til noget,” siger han.

“Og så er der også sket en udvikling, der presser os endnu mere. Alle danskere er blevet så vant til, at it bare fungerer. Når du sætter dig ned og starter Netflix, går der få sekunder, og så kan du se din yndlingsserie. Mange kan ikke forstå, at det kan tage årevis at gennemføre et it-projekt - og pludselig virker deres e-mail ikke. Vi er virkelig blevet vænnet til en høj digitaliseringsgrad,” siger han.

“For 20 år siden sad du på caféen med vennerne og blærede dig med din nye laptop og mobiltelefon, du havde fået af arbejdet. I dag sidder du og griner af, hvor ringe udstyret er, mens du derhjemme har en højttaler, du bare kan tale til, og så tænder lyset på toilettet og du får endda anvist vejen derud. Så jeg forstår 100 procent, at mange ikke har tilliden,“ siger han.

Hans opgave i forhold til at skabe fundamentet for tillid går på to ben. Det ene handler om faktisk at sætte ord på problemstillinger og vise, at man faktisk forstår den manglende tillid.

“Den anden er at vise, at vi ikke sover på laurbærrene - at vi står op hver morgen med en klar forudsætning om, at det operative skal virke, og at det skal virke bedre. Det er vores kerneopgave. Og så skal vi igennem driften vise, at teknologien virker, selv om det kan være vanskeligt, når setuppet er så ekstremt fragmenteret, og at økonomien er skåret til og der mangler ressourcer. Vi skal på den ene side fortælle om alt det nye, samtidig med at vi skal stå på mål for det, der ikke fungerer i dag,” siger han.

Det kan gøre ondt

Med den nye operating model i ryggen er Kristian Vengsgaard parat til at tage næste skridt på rejsen. Det handler om at få udkrystalliseret nye processer og få skabt en ny organisation.

“Vi skal nu gang med tage fat i det, der gør ondt - forstået på den måde, at det jo også handler om følelser, når man begynder at flytte rundt på folk og beslutter, hvordan it-organisationen skal se ud,” siger han.

Arbejdet er allerede i gang. Lige nu er der skabt en program-organisationen, hvor medarbejdere hives ind, mens de nye organisatoriske streger tegnes i en mere permanent model.

“Program-organisationen er en midlertidig størrelse, men vi bruger perioden til at se på, hvor folk, systemer og processer så skal placeres henne senere, og hvilke modeller der kan fungere. Det er jo en proces, man ikke kan lave færdig på en gang. Den berører jo hundredvis af folk,” siger han.

“I samme fase vil vi også gerne gøre noget ved selve teknologien. Vi vil gerne have noget, der er mere moderne, end det vi har i dag. Vi vil gerne skabe nogle tværgående platforme. Der er helt sikker nogen, der får nye jobs, og der skal også rekrutteres nye kompetencer udefra, ligesom der skal kompetenceudvikles. Det er jo hele det puslespil. Det er enormt nemt på papir. Men det er sindssygt svært i praksis. Det handler om folk og deres job. Og det er vigtigt at holde tungen lige i munden og behandle folk ordentligt, fortælle hvad der foregår, hvornår det skal ske, hvad der skal ske,” siger han.

“Samtidig skal det hele gøres, mens maskinen kører. Vi kan jo ikke bare lukke det hele ned og genstarte Forsvaret om halvandet år, når det hele er på plads,” siger han.

Allerede nu er mere end 200 it-personer flyttet ind i det midlertidige program. Det er primært lokale it-supportere ude på tjenestestederne, som nu bliver en del af den samlede struktur. Netop på support-området er der en del lavthængende frugter at hente, forklarer Kristian Vengsgaard.

“Ude på tjenestestederne har der måske været en fra hjemmeværnet, der har supporteret hjemmeværnets systemer. Lige ved siden af ham har der været en, der har supporteret de koncernfælles it-systemer og en tredje, der har supporteret nogle værnssystemer. De har i princippet de samme opgaver i dag, men kan nu begynde at løse opgaverne på tværs – det er mere effektivt,” siger Kristian Vengsgaard

Helt konkret betyder det også, at der bliver set på, om setuppet af systemet er det rette, eller om der er konsolideringsmuligheder.

“Det kan være, at man nu i fællesskab ser, at man har nogle af de samme servere stående i hver sit rackskab, som kan samles til nogle færre. Der kommer en masse ud af, at folk bliver samlet, og overvejelser om eksempelvis nye datacentre kan tage form,” siger han.

Små it-reparationer med stor betydning

Opgaven forude virker stor, og der venter mange knaster forude. Men for Kristian Vengsgaard ligger en stor del af motivationerne i selve Forsvarets mission, som er blevet mere kritisk i de senere år.

“Efter Rusland annekterede Krim, har sikkerhedssituationen været mere tilspidset. Samtidig vokser cybertruslen. Vi er hver dag under angreb fra den front,” siger han og det er den mening, det formål, som driver ham.

“Det tiltrækker mange, inklusive mig, at være en del af en samfundskritisk opgave. Når du går på arbejde om morgenen, og du skal patche et netværk, som hjælper soldaterne, så betyder det virkelig noget, at du gør det ordentligt. Det er værd at kæmpe for. Det er dimension, der virkelig rammesætter vores arbejde,” siger Kristian Vengsgaard.

Forsvarets it-modernisering

Forsvarets Koncern IT står for it-infrastrukturen i hele Forsvaret. Det gælder for samtlige værn og alt fra Forsvarets ERP-system DeMars, alm. computere og it-delen af avancerede våbensystemer. Samlet set har koncernen små 1.000 it-medarbejdere.

Opret abonnement til DIT Akademi

Normalt er artiklerne, videoerne og konferencerne på DIT Akademi kun for abonnenter. Denne artikel er åben, så du kan få et indtryk af, hvad du får med et abonnement.

Opret abonnement

"Vi har fået defineret, at det hele skal køre efter den samme model. Det lyder måske lidt banalt, men faktisk er det en kæmpe beslutning for os, fordi vi historisk har haft nogle strukturer, der har gjort det vanskeligt at køre efter én model"